Break the silence: Introduction to Business Process II

Some of us may have heard what it business processes. But do we have to know what is the actual business processes? and whether the benefits of the business processes it?. In this occasion I will discuss about what is the definition of a business process, how the strategy that we have to do to execute business processes to fit the "goal" is desired and what are its benefits for business events we run.

What is the definition of the business process?

Dalamwww.slideshare.net/rumahbelajar/penyusunan-proses-bisnis Pengertian Proses Bisnis yaitu kumpulan aktivitas yang saling berkaitan secara logis dan dilakukan untuk mengatur sumber daya dalam rangka menciptakan nilai tambah bagi suatu bisnis. Semua proses yang berhubungan dengan lingkup tanggung jawab dan tugas utama di dalam dan luar suatu unit organisasi yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan nilai tambah organisasi tersebut.

Sedangkan Wikipedia.com/Proses Bisnis mengatakan bahwa proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu).

Janey Conkey Frazier’s

from one of the very first Business Rule Forum conferences in the late 1990s:

"The [business] tasks required for an enterprise to satisfy a planned response to an operational business event from beginning to end with a focus on the roles of actors, rather than the actors’ day-to-day job".

According to Davenport in his book Davenport, Thomas (1993), Process Inovation : Reengineering work thourgh information technology, Harvard Business SchoolPress, Boston. Business processes can be defined:

"Activity measured and structured to produce a specific output for a particular customer or market.It implies a strong emphasis on how work is done within an organization. A process is a specific sequence of work activities across time and place, with a benning and end, and clearly defined inputs and outputs."

Dari berbagai sumber diatas yang mendefinisikan arti dari proses bisnis, saya menangkap arti dari proses bisnis itu sendiri yaitu keterkaitan dengan suatu kegiatan yang dilakukan bersama-sama atau dalam kata lain disebut dengan kerjasama. Namun, kata kerjasama disini lebih menjelaskan bagaimana kerjasama itu dilakukan untuk mendapatkan keuntungan dalam suatu usaha, dimana input dan outputnya jelas dalam kegiatan usaha tersebut.

Berbicara mengenai proses, pastilah yang ada dibenak kita adalah rangkaian kegiatan panjang yang saling terintegrasi satu sama lain. Bayangkan apabila dalam rangkaian kegiatan tersebut terjadi “miss” dalam salah satu kegiatannya. Merupakan sebuah masalah besar apabila hal itu terjadi, karena kemungkinan untuk mencapai “goal” yang kita inginkan akan sangat sulit.

Lalu bagaimana strategi kita agar “goal” yang kita inginkan itu dapat tercapai?

Menurut Ronald G. Ross, Principal, Business Rule Solutions, LLC Executive Editor, Business Rules Journal, dalam jurnalnya yang berjudul How Business Processes, Strategy, and Business Policies Relate mengatakan :

“The key word in understanding business processes is transformation. A business process takes operational business things as inputs and transforms them into outputs. These outputs might be the same operational business things in some new state, or altogether new operational business thing(s)”.

Transformasi, bagi saya ini tidak hanya dibutuhkan dalam proses bisnis saja tetapi dalam semua elemen kehidupan diperlukan adanya transformasi. Transformasi dalam proses bisnis? Mau dan mampu untuk melihat peluang dan memanfaatkan kesempatan yang ada disertai dengan kesadaran dengan apa yang kurang dalam bisnis yang sedang dijalankan saat ini. Terdengar mudah, namun sebenarnya adalah hal yang cukup sulit untuk dilakukan. Transformasi hanya satu-satunya kunci ? tidak. Lalu apa lagi kunci dalam menjalankan kunci dalam proses bisnis? “INNOVATION” that mean new idea. Sangat terkaitan dengan transformasi.

Dan, beberapa cara lain yang dapat dilakukan yaitu :

Business rules are embedded in the flows. Just don’t do it. It won’t scale. As you consider and incorporate more and more scenarios, the complexity of the business process model compounds itself. As business people mentally drop out, IT takes the helm. Not what you want!
Organizational politics kick in. Managers start silently assessing what the emerging to-be model means to their area’s head count and budget. If they feel they’re likely to lose out, they understandably start to politically drop out. To counteract this response as soon as it kicks in, something needs to be already in place.
Unanswered questions surface about critical business practices and trade-offs. Such questions typically pertain to tricky or risky or difficult scenarios. Maybe black swans. Maybe day-to-day operational issues. Maybe showstoppers. Since you probably started modeling with the happy path (recommended), little or no thinking may have been devoted to these other issues

Lalu, apakah manfaat dari proses bisnis itu sendiri ?

Manfaat Proses Bisnis :

Kerangka logis pencapaian Visi, Misi dan Tujuan (mendapatkan nilai tambah) Organisasi Perusahaan
Dasar penentuan pengelolaan tanggung jawab (Inter Relationship of Management Accountability), aliran kerja/informasi, dan tugas pokok setiap posisi dalam organisasi

Selain manfaat diatas, menurut saya manfaat lain dari proses bisnis yaitu mengejarkan kita bagaimana kreativitas kita diuji untuk selalu berpacu dalam menghadapi tantangan yang akan menghadang dalam proses bisnis yang kita jalani. Bagaimana kita bisa melihat kondisi persaingan bisnis, dan cara kita untuk mencari solusi dalam tantangan yang ada serta mencari celah untuk memanfaatkan peluang yang ada untuk semakin mengembangkan bisnis yang dijalani. Selain itu dengan kita lebih memahami proses bisnis, maka kita bisa lebih fokus dengan tujuan awal dari “goal” yang akan dicapai oleh perusahaan.

Demikian sedikit pembahasan saya mengenai perkenalan apa itu proses bisnis, dan cara-cara untuk mempermudah kita dalam melaksanakan proses bisnis tersebut. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba :)